Struttura Organizzativa di Suolo e Salute

Struttura organizzativa di Suolo e salute srl
La struttura organizzativa ed operativa di Suolo e salute è composta dal CdA e dai seguenti organi e funzioni indipendenti, dall’attività dell’OdC, che assicurano la terzietà dell’organismo di controllo:
•    Comitato per la Trattazione dei Ricorsi (CO.TRICO)
•    Comitato di Salvaguardia dell’Imparzialità (CSI).

Operano, su delega del CdA, le seguenti funzioni e comitati che assicurano l’indipendenza e l’imparzialità dell’OdC operando in piena autonomia operativa:
•    Ufficio Qualità (UF.QUA)
•    Comitato Tecnico di Delibera (CTD)
•    Comitato di riesame del sistema (CO.RIE).

Rispondono al CdA, nella figura del suo Presidente, le seguenti funzioni:
•    Direzione Tecnica in cui sono organizzate tutte le competenze che sottintendono ai processi di certificazione gestiti da Suolo e Salute srl;
•    Responsabile marketing, promozione  e sviluppo
•    Responsabile dell’ufficio stampa e comunicazioni esterne
•    Responsabile software
•    Responsabile amministrativo.
Tali figure assicurano il corretto funzionamento dell’operatività e delle normali attività di controllo e certificazione della struttura.

Rispondono ai responsabili delle certificazioni della DT:
le Direzioni Regionali (D.R.): che assicurano la gestione operativa del servizio di controllo e certificazione dell’agricoltura biologica e delle produzioni regolamentate (Regg. CE 1151/2012 e 491/2009) nel territorio di competenza; Per le  produzioni regolamentate dell’Emilia Romagna  il ruolo della DR è demandato alla DT; le Sedi Estere che assicurano la gestione operativa del servizio di controllo dell’agricoltura biologica nel territorio di competenza.

Consiglio di Amministrazione (CdA)
Il Consiglio di Amministrazione adotta tutti i provvedimenti necessari ed opportuni per il buon andamento amministrativo e tecnico della società e per il raggiungimento degli scopi statutari. Il Consiglio di Amministrazione si riunisce ogni qual volta il presidente lo ritenga necessario e la presenza della maggioranza dei consiglieri è richiesta per la validità delle riunioni.

Il Consiglio di Amministrazione deve essere convocato con lettera inviata almeno dieci giorni prima della data fissata. Le sedute e le deliberazioni del Consiglio di Amministrazione sono constatate da specifico verbale firmato dal Presidente e dal segretario.

I consiglieri sono tenuti a mantenere la massima riservatezza delle discussioni consiliari. Le delibere sono affisse per estratto nella sede sociale e comunicate a tutti i livelli della struttura.

Il Consiglio di Amministrazione è investito dei più ampi poteri d’amministrazione ordinaria e straordinaria per la gestione della società. Oltre ai compiti previsti dallo statuto ha altresì il compito di:
formulare gli indirizzi politici relativi all’attività dell’Organismo;
sorvegliare sull’applicazione dei suoi indirizzi politici e operativi;
sorvegliare sulle attività finanziarie dell’Organismo;
dare esecutività alle decisioni del CO.TRICO

Le regole, le funzioni ed i poteri del Consiglio di Amministrazione di SUOLO E SALUTE sono definite nello statuto societario.

Presidenza
Il Presidente, nominato dal CdA, rappresenta legalmente SUOLO E SALUTE di fronte ai terzi ed in giudizio; ha la responsabilità generale della conduzione e del buon andamento degli affari sociali. Al Presidente spetta la firma degli atti societari che impegnino la società sia nei riguardi dei soci sia dei terzi.
Il Presidente cura l’esecuzione delle delibere del Consiglio di Amministrazione, provvede al normale andamento della società, cura l’amministrazione e la tenuta dei libri, sovraintende alla tenuta dei registri contabili, conserva la cassa e controlla la spesa.
Il Presidente può adottare tutti i provvedimenti aventi carattere d’urgenza, con l’obbligo di riferirne tempestivamente al Consiglio di Amministrazione.

Comitato di salvaguardia dell’ imparzialità (CSI)
Il CSI è un comitato indipendente ed è composto da quattro rappresentanti le parti interessate: produttori agricoli; aziende di trasformazione; consumatori e autorità di regolazione per l’equilibrio delle parti interessate, senza interessi predominanti.
Alle riunioni per i riesami del CSI possono partecipare anche dei membri tecnici aventi conoscenze appropriate per gli schemi di certificazione avente esclusivamente un ruolo consultivo per le parti interessate.
I componenti restano in carica per tre anni e possono essere riconfermati dagli organi nazionali di cui sono espressione, previa evidenza del mantenimento delle competenze e della loro titolarietà .
I componenti il CSI sono persone indipendenti, imparziali e competenti per gli specifici schemi di valutazione e sono tenuti al rispetto della riservatezza dei documenti e dei dati visionati.
I componenti del CSI devono possedere sufficiente capacità professionale al punto da poter rappresentare un valido strumento di controllo dell’imparzialità di SUOLO E SALUTE al fine di garantire il suo ruolo di terzietà, indipendenza, competenza e conformità complessiva di funzionamento. I componenti il CSI sono tenuti al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.
Il funzionamento e l’operatività del CSI sono definiti nello specifico regolamento.

Comitato Tecnico di delibera (CTD)
Il Comitato tecnico di delibera, nominato dal CdA, è una struttura interna dell’organismo di controllo SUOLO E SALUTE, ed opera in conformità al sistema qualità dello stesso.
Il CTD ha autonomia di giudizio ed emette validi ed efficaci provvedimenti di delibera in materia di rilascio dei seguenti documenti di certificazione:
il documento giustificativo per le aziende biologiche, così come previsto dall’art. 29 del Regolamento, dall’art. 68 Reg. (CE) n. 889/2008;
Il certificato di conformità per le aziende biologiche così come previsto dall’articolo 7 del DM 18321/2012 e per le aziende certificate ai sensi del Reg.UE 1151/2012;
L’attestato di deroga zootecnica/norme di produzione eccezionali, per quanto riguarda il Reg.CE 834/2007, ove non sia di competenza dell’Autorità Competente;
La prima dichiarazione di conformità o l’Attestato di Idoneità, documento che ratifica l’ammissione al sistema di controllo per l’agricoltura integrata;
Il certificato di conformità, documento che ratifica la conformità dell’operatore ai requisiti dei sistemi di rintracciabilità, allo standard Globalgap, ai requisiti dei sistemi della qualità e/o dell’ambiente, alla produzione integrata a norma 11233 e agli schemi regionali di produzione integrata;

Inoltre il CTD, ad eccezione di quanto di competenza dell’Autorità competente, ha autonomia di giudizio nell’emettere provvedimenti adottati a seguito di NC nei confronti degli operatori ai quali siano state rilevate infrazioni.
I compiti del CTD sono meglio esplicitati nello specifico regolamento di funzionamento.
Il CTD esprime infine pareri tecnici in merito ad eventuali quesiti presentati dalla direzione tecnica concernenti aspetti di ordine operativo, tecnico e normativo riguardante gli schemi di certificazione. I componenti del CTD sono tenuti al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni e non devono aver preso parte all’attività di valutazione.

Comitato per la Trattazione dei Ricorsi (CO.TRICO)
Alla trattazione dei ricorsi è deputato il «Comitato per la Trattazione dei Ricorsi» (CO.TRICO). Esso è composto da tre membri esperti con competenze tecniche di prodotto, di processo, amministrative e giuridico-legali. Il CO.TRICO è un organismo indipendente dalla struttura gerarchica di SUOLO E SALUTE i cui componenti vengono nominati dal  Consiglio di Amministrazione.

Compito del CO.TRICO è la trattazione dei ricorsi, di ogni ordine e grado, in seguito a provvedimenti e/o decisioni scaturite dall’attività ordinaria dell’Organismo di Controllo. Il CO.TRICO, esplica la propria funzione nel rispetto dello specifico regolamento.

Gli uffici sono presso la sede legale e per l’attività di segreteria si avvale della collaborazione della segreteria della presidenza di SUOLO E SALUTE. Tutta l’attività del CO.TRICO è articolata da un proprio regolamento (REG.COTRICO). Il CO.TRICO è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Responsabile Qualità (RAQ)
Il responsabile RAQ collabora con tutte le funzioni di garanzia e con tutte le strutture operative dell’Organismo ed ha la responsabilità di impostare, applicare e mantenere attivo il Sistema di Gestione per la Qualità.
Il RAQ redige la documentazione del sistema di gestione (Manuale, procedure, istruzioni e relativi moduli di sistema) da sottoporre ad approvazione finale del CDA; inoltre in collaborazione con i responsabili delle funzioni e/o degli schemi di certificazione cui spetta la redazione, verifica e approva i documenti specifici dei singoli schemi di certificazione (regolamenti di certificazione, procedure, istruzioni e relativi moduli dello schema di certificazione).
Il RAQ riferisce al CdA circa l’evoluzione e l’applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità nelle diverse aree aziendali al fine di permettere il riesame e quindi il miglioramento continuo; è responsabile dell’attività svolta dall’UF.QUA.
Il RAQ è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Ufficio qualità (UF. QUA)
L’Ufficio Qualità (UF.QUA) garantisce il buon funzionamento di tutte le attività, nel rispetto delle norme, dei regolamenti e delle procedure. E’ coordinato dal Responsabile Qualità (R.AQ). E’ la struttura deputata ad effettuare periodicamente verifiche ispettive interne su tutte le funzioni dell’OdC, a rilevare le eventuali difformità, ed eventualmente a proporne le soluzioni; inoltre congiuntamente alla D.T. ed al CDA riesamina ed aggiorna le procedure e tutta la documentazione di riferimento all’attività dell’Organismo.
Annualmente sulla base di valutazioni statistiche, considerati i piani di campionamento degli anni precedenti e sulla base del rischio aziendale l’UF.QUA redige il piano di campionamento e lo sottopone alla DT per l’approvazione finale.
L’Uff.QUA comunica al Mipaaf per l’approvazione definitiva le modifiche intervenute al sistema di certificazione e i relativi documenti del Manuale Qualità, quindi una volta approvati li rende disponibili a tutte le funzioni interessate di Suolo e Salute srl.
E’ la struttura deputata alla valutazione della qualifica iniziale e delle eventuali estensioni di qualifica degli ispettori operanti per gli schemi regolamentati, nonchè alla successiva richiesta di approvazione da parte del Mipaaf.
L’UF.QUA. è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Direzione Tecnica (D.T.)
La direzione tecnica è l’insieme delle competenze che sottintendono ai processi di certificazione gestiti da questo OdC e l’attività è coordinata dal Responsabile per il controllo e la certificazione.
Il Responsabile per il controllo e la certificazione ha il compito di coordinare le attività centrali di pertinenza e quelle periferiche, in particolare controlla l’attività del personale periferico, coordina gli ispettori, assicura il controllo dell’attività periferica, conserva la documentazione relativa alle attività di SUOLO E SALUTE e ha anche la responsabilità dell’aggiornamento legislativo.
Il Responsabile coordina anche l’attività della direzione software che gestisce lo sviluppo e l’implementazione dei programmi informatici adottati da SUOLO E SALUTE e la raccolta ed elaborazione dei dati statistici attinenti gli operatori assoggettati.
Il Responsabile sovraintende alla valutazione della documentazione ricevuta dalle Direzioni periferiche e propongono le aziende al Comitato tecnico di delibera (CTD) per il giudizio di ammissione al sistema di controllo per i diversi schemi di certificazione in cui opera SUOLO E SALUTE srl. Propone al CTD, i provvedimenti da emettere a seguito di non conformità (infrazioni) rilevate dalle strutture periferiche durante l’attività di controllo sulle produzioni biologiche.
Per le produzioni regolamentate ai sensi dei Regg (CE) 1151/2012 e 491/2009, il responsabile de controllo e della certificazione comunica al CTD le NC gravi riscontrate durante l’attività operativa. La gestione delle stesse avverrà secondo quanto indicato nel prospetto e nel piano dei controlli approvati dall’autorità competente.
Il Responsabile del controllo e della certificazione approva i piani di verifiche ispettive e di campionamento per le diverse certificazioni, gestisce e coordina le strutture periferiche e si fa carico dell’aggiornamento dei T.I. e del personale amministrativo.
Il Responsabile per il controllo e la certificazione, in collaborazione con il RAQ, pianifica all’inizio di ogni anno l’attività di formazione previsionale di tutto il personale interno e ne garantisce l’effettuazione.
Il responsabile ha anche la responsabilità di coordinare e supervisionare l’attività dell’ufficio di certificazione delle produzioni non regolamentate. All’interno delll’ufficio vengono svolte le attività di:
•    aggiornamento legislativo per gli schemi di certificazione non regolamentati esercitati da suolo e salute srl;
•    tenuta dei rapporti con le autorità di accreditamento e con le autorità titolari delle norme volontarie internazionali
•    redazione del tariffario per le singole certificazioni non regolamentate
•    assistenza agli operatori durante le richieste di preventivo
•    emissione dei preventivi per i costi di certificazione
•    redazione dei piani di verifiche ispettive per le diverse certificazioni non regolamentate effettuate da suolo e salute;
•    coordinamento delle attività degli ispettori;
•    esecuzione della formazione continua degli ispettori;
•    espressione di pareri tecnici in merito alle proposte di infrazione verso gli operatori controllati per le certificazioni non regolamentate
•    emissione delle proforme per le attività ispettive esercitate
•    riesame dei rapporti di verifica redatti dagli ispettori
•    predisposizione della documentazione da inviare al CTD

Il responsabile del controllo e della certificazione risponde delle proprie azioni al CdA ed è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Direttore Regionale
Il Direttore Regionale ha il compito di coordinare l’intera attività tecnica ed amministrativa della Direzione Regionale di cui è diretto responsabile e di monitorare le prestazioni del proprio personale amministrativo e dei tecnici ispettori operanti nel territorio di competenza.  Il Direttore Regionale è a sua volta coordinato dal Responsabile per il Controllo e Certificazione ed è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Direzione Regionale (D.R.)
La Direzione Regionale è la struttura periferica di SUOLO E SALUTE srl e risponde alla DT per l’attività di controllo nell’ambito delle: produzioni biologiche, da agricoltura integrata (L.R. Toscana n° 25/99) per le produzioni regolamentate ai sensi del Reg.UE 1151/2012 e per le produzioni di qualità (L.R. per produzioni integrata). La sua operatività consiste nell’acquisire le istanze di ingresso ai diversi sistemi di controllo e predisporre le visite ispettive.
Per le produzioni biologiche acquisisce i PAP e predispone il piano di controllo da sottoporre all’approvazione della DT; conserva tutta la documentazione originale riguardante le aziende controllate per gli schemi di certificazione regolamentati; predispone la documentazione da inviare alla DT attinente alle notifiche di ingresso a controllo e alle notifiche di variazione degli Operatori; ai sensi del DM 15962 del 20.12.2013 gestisce le inosservanze rilevate agli Operatori e procede all’apertura dell’iter di irregolarità e/o infrazione mediante l’invio di tutta la documentazione utile alla DT.

Per le produzioni regolamentate ai sensi del Reg.UE 1151/2012 la DR territorialmente competente, ove ricade la gestione operativa del prodotto certificato, redige il piano ispettivo annuale. La DR effettua i campionamenti previsti dai piani di controllo e sulla base dei risultati analitici emette l’attestato di conformità del lotto.
La DR verifica, controlla e conserva tutta la documentazione dei soggetti in regime di controllo e per il controllo degli operatori biologici invia alla D.T. i dati di riferimento su supporto informatico.
Per il controllo delle produzioni regolamentate ai sensi dei Reg.UE 1151/2012 e 491/2009 trasmette alla DT copia integrale della documentazione. La DR conserva la documentazione originale relativa all’attività di controllo per le produzioni regolamentate ai sensi dei Regg.CE 1151/2012 e 491/2009.
La DR è responsabile dell’inserimento, della formazione iniziale, del monitoraggio del personale ispettivo e amministrativo.
La DR ha funzioni di segreteria amministrativa, gestisce e conserva la documentazione inerente l’attività regionale, predispone le fatture proforma per gli Operatori certificati secondo il tariffario approvato da Mipaaf.  Inoltre, essendo il sensore periferico, è l’istanza più idonea a segnalare gli eventuali abusi dell’uso dei certificati e delle etichette per il metodo biologico e gli abusi nell’utilizzo del logo.
Il personale della DR è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Sedi estere (S.E.)
È la sede periferica di Suolo e salute nei Paesi Esteri la cui attività è coordinata da un Responsabile di riferimento operante sul territorio locale. La sua operatività consiste nell’acquisire le istanze di ingresso a controllo per l’agricoltura biologica ai sensi del Reg. CE 834/2007 e 1235/2008 e predisporre le visite ispettive. Inoltre per le produzioni biologiche acquisisce la documentazione relativa alla programmazione colturale e predispone il piano di controllo da sottoporre per l’approvazione al Responsabile per il Controllo e Certificazione, gestisce e coordina a livello territoriale i T.I., ha compiti di sorveglianza e monitoraggio dell’attività ispettiva. Gestisce e conserva tutta la documentazione cartacea ed informatica,nonché i dati operativi dei soggetti in regime di controllo.
Il personale della SE è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Responsabile Marketing, Promozione e  Sviluppo
L’ufficio svolge attività di promozione e sviluppo dei servizi di certificazione di Suolo e Salute attraverso la  partecipazione ad eventi, fiere, convegni ed incontri tecnici a livello regionale e nazionale e, in casi specifici, a livello internazionale; nonché attraverso la redazione di articoli su riviste specializzate e tramite il mantenimento delle relazioni con gli stakeholders esterni all’azienda. L’ufficio è preposto ad aumentare l’immagine e la percezione positiva dell’OdC ed è deputato a sviluppare le nuove aree di certificazione anche attraverso le  ricerche di mercato e l’attività di bunchmarking per analizzare la politica e lo status della concorrenza e per mettere in atto nuove strategie di sviluppo e per cogliere le opportunità offerte dal mercato. All’ufficio è affidata la gestione delle relazioni istituzionali. La Direzione Marketing, Sviluppo e Relazioni Istituzionali è tenuta al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.
Il Responsabile Marketing, Promozione e  Sviluppo, inoltre, ha la responsabilità di assicurare e coordinare la comunicazione esterna per conto di Suolo e salute srl. Progetta e redige il giornale, assicura l’aggiornamento del sito internet e promuove e mantiene attivi i blog e i social network. Nello svolgere questo ruolo risponde delle proprie azioni al CdA ed è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Responsabile amministrativo
Il responsabile amministrativo ha la il compito e la responsabilità di coordinare l’attività amministrativa della sede legale e supervisionare le attività amministrative delle sedi periferiche italiane e estere.
Il responsabile risponde delle proprie azioni al CdA ed è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Responsabile software
Il responsabile software ha la responsabilità di gestire lo sviluppo e l’implementazione dei programmi informatici adottati dalla struttura, raccogliere ed elaborare i dati statistici e promuovere la semplificazione operativa a tutti i livelli con l’ausilio dei migliori programmi informatici.
Il responsabile risponde delle proprie azioni al CdA ed è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Comitato di Riesame del sistema (CO.RIE)
Il Comitato di riesame del Sistema Qualità è convocato, dal presidente, almeno con cadenza annuale, ad un incontro per il riesame del Sistema Qualità, previa valutazione dell’andamento delle attività. Il CO.RIE, coordinato dal R.AQ, è composto dal presidente di SUOLO E SALUTE, dal Responsabile dell’Ufficio Qualità, dalla Direzione Tecnica e dal responsabile del Comitato di Certificazione. In fase di seduta il CO.RIE valuta i contenuti e le eventuali osservazioni fornite, dai responsabili di funzione tecnica e dall’Ufficio Qualità, attraverso le relazioni periodiche. Dalla discussione di tali proposte il CO.RIE deciderà eventuali misure correttive da apportare al sistema al fine di garantire affidabilità ed efficacia all’operato della struttura.
Il CO.RIE è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Personale amministrativo (PER.AMM)
Personale addetto all’attività amministrativa nella sede legale, nel centro operativo, nelle sedi regionali e negli uffici depositari regionali dell’Organismo di Controllo. Il personale amministrativo è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio delle proprie funzioni.

Tecnici addetti alle ispezioni (T.I.)
I tecnici addetti alle ispezioni possono essere dipendenti o collaboratori esterni con competenze specifiche per le diverse attività di SUOLO E SALUTE.
I criteri di selezione e addestramento sono definiti nella Prq 10.
Il T.I. tramite impegno contrattuale garantisce di non essere legato da alcun rapporto professionale, economico o di consulenza, anche indiretta, con gli operatori soggetti al controllo.
Esso è tenuto al rispetto della riservatezza in ordine alle informazioni ed ai dati acquisiti nell’esercizio dell’attività di controllo.